Aide – Intranet CEJC

🔐Connexion à l'intranet

Accédez à l'intranet depuis n'importe quel navigateur web. Aucune installation n'est requise.

1
Ouvrir le navigateur Chrome, Firefox, Safari ou Edge (version récente recommandée).
2
Accéder à l'adresse Saisir l'URL fournie par l'administrateur (ex. http://nas-cejc:7473).
3
Saisir vos identifiants Entrez votre adresse e-mail et votre mot de passe, puis cliquez sur « Se connecter ».
4
Première connexion Si vous avez reçu un e-mail d'invitation, cliquez sur le lien « Définir mon mot de passe » avant de vous connecter.

Rester connecté : cochez la case sur la page de connexion pour une session d’environ 30 jours (pratique avec l’app installée). Sans cette case, la session dure environ 8 heures.

Mot de passe oublié ? Contactez un administrateur — il peut renvoyer un e-mail d'invitation depuis la page Admin.

👥Rôles et profils

Chaque compte a un unique profil choisi dans Admin (liste déroulante, sans cases à cocher).

Profil	Droits inclus
Administrateur	Tous les droits (utilisateurs, mails, actus, votes, clôture).
Membre du bureau	Tous les mails, récap 18 h, votes, actus, validation brouillons actus.
Administratif	Comme le bureau (mails, actus) ; pas de vote ; peut clôturer.
Membre du CA	Votes ; actus en brouillon intranet ; tickets mail assignés ; rappels vote.

Le profil est choisi une seule fois à la création ou à la modification du compte (page Admin).

✉Demandes

Le tableau de bord principal est un Kanban qui organise les e-mails de la boîte secretariat@experts-des-savoie.org en trois colonnes.

Visibilité des tickets : les membres du bureau, du profil administratif et les administrateurs voient tous les tickets et peuvent utiliser la vérification IMAP, le diagnostic, la composition et les tickets manuels. Les autres membres (y compris le CA seul) ne voient que les tickets qui leur sont assignés.

📥 Nouveau

Mail reçu, pas encore traité. Personne n'a encore agi.

🔄 En cours

Mail pris en charge. Une réponse ou une action est en cours.

✅ Clôturé

Mail traité et archivé. Visible 30 jours, puis dans les Archives.

Ouvrir et traiter un ticket

Cliquez sur une carte pour ouvrir la fiche complète du ticket. Vous y trouvez :

L'objet et la date de réception
L'expéditeur (nom et e-mail)
L'historique complet des messages (entrants, sortants, notes internes)
Les boutons d'action : Répondre, Note interne, Assigner, Changer le statut, Supprimer

Drag & Drop : glissez-déposez une carte d'une colonne à l'autre pour changer son statut directement depuis le tableau de bord.

Lors de l’assignation (fiche ticket ou ticket manuel avec e-mail), vous pouvez cocher L’indiquer au demandeur : un e-mail de prise en charge est envoyé (nom de la personne assignée) et apparaît dans les échanges comme message sortant.

Répondre par e-mail

1
Ouvrir le ticket Cliquez sur la carte dans le Kanban.
2
Cliquer sur « Répondre » La zone de saisie s'ouvre sous l'historique des messages.
3
Rédiger et envoyer Tapez votre réponse. Ajoutez des pièces jointes si besoin (jusqu'à 10 fichiers, 15 Mo au total). Cliquez sur « Envoyer la réponse ».

Le fil de discussion (thread) est conservé automatiquement — le destinataire voit bien votre réponse dans la même conversation.

Notes internes : utilisez « Note interne » pour laisser un commentaire visible uniquement dans l'intranet, sans envoyer d'e-mail.

Rédiger un nouveau mail sortant

Cliquez sur ✏ Nouveau mail (bureau, administratif ou admin). Remplissez le destinataire, l'objet et le corps. Un ticket est créé automatiquement dans le Kanban.

Créer un ticket manuel

Cliquez sur + Demande manuelle (même profils que ci-dessus) pour une demande hors e-mail. La demande est créée en Nouveau avec une note interne.

Vérification des e-mails et diagnostic

La boîte mail est synchronisée automatiquement toutes les 3 heures.

✉ Vérifier les e-mails — force une synchronisation immédiate.
🔍 Diagnostic — compare la boîte IMAP et la base intranet. Pratique pour repérer des messages manquants.

📰Actus site

Publiez des actualités sur experts-des-savoie.org depuis l’intranet, sans ouvrir l’administration WordPress. La validation (brouillon, relecture, mise en ligne) se fait sur l’intranet, pas dans WordPress.

1
Vérifier la connexion « Vérifier la connexion WordPress » — le compte affiché doit être celui du secrétariat (mot de passe d’application côté serveur).
2
Rédiger l’article Titre, résumé, corps, rubrique(s), image mise en avant et photos dans l’article si besoin.
3
Publier ou enregistrer en brouillon Par défaut : publication directe (avec confirmation). Selon votre profil, voir ci-dessous.

Votre profil	Ce que vous pouvez faire
Membre « classique »	Publier sur le site (direct, après confirmation).
Bureau, admin, administratif	Publier sur le site (défaut) ou Enregistrer en brouillon sur l’intranet ; relire et publier les brouillons en attente.
CA seul (pas bureau)	Uniquement brouillon intranet → un membre du bureau publie après relecture.

Publication directe : une fenêtre de confirmation rappelle que l’article sera visible immédiatement sur le site public.

Brouillons et validation bureau

Les brouillons restent sur le serveur intranet (texte + images) jusqu’à publication. Les membres du bureau voient la liste « Brouillons en attente de publication » en bas de la page Actus : relire, Publier sur le site (même confirmation) ou Supprimer.

Le profil administratif suit les mêmes règles que le bureau pour les actus, mais ne vote pas sur adhésion / TJ.

Corps de l'article : paragraphes séparés par une ligne vide, ou HTML léger (<strong>, <a href>, listes…).

Rubriques : liste chargée depuis l’API publique WordPress — elle peut s’afficher même si la publication échoue. Utilisez « Vérifier la connexion WordPress » pour le compte réel.

🏛Adhésion CEJC

Ce module gère le processus de candidature à l'association CEJC, du dépôt au vote du CA.

Déposer une nouvelle demande

1
Renseigner les informations Nom et prénom du candidat.
2
Sélectionner les rubriques Choisissez jusqu'à 8 rubriques/spécialités dans la nomenclature CAA (arrêté du 18 juin 2023). Cliquez sur « + Ajouter une rubrique » pour en saisir plusieurs.
3
Joindre le bulletin Scannez et déposez le bulletin d'inscription (PDF, JPEG, PNG ou WebP — max 12 Mo).
4
Soumettre Cliquez sur « Déposer la demande ». Elle apparaît dans la liste avec le statut « ouvert ».

Voter (membres du CA)

Les membres marqués CA peuvent voter (sauf profil administratif). Options : Pour, Contre, Abstention. Modifiable tant que le scrutin est ouvert.

Le récapitulatif des votes (Pour / Contre / Abstention) et la liste des membres n'ayant pas encore voté sont visibles en temps réel sur la fiche de la demande.

Clôturer un vote

Les Administrateurs, le profil administratif et les membres avec Clôt. vote peuvent clôturer un scrutin. Après clôture, plus de modification possible.

Les administrateurs, membres du bureau et profil administratif peuvent supprimer un vote (ligne dans l’historique) ou supprimer toute la demande depuis le détail — action irréversible.

⚖Demande d'inscription TJ

Ce module gère les demandes d'inscription aux Tribunaux Judiciaires de la région. Le fonctionnement est similaire au module Adhésion.

Tribunal	Ressort
Albertville	Arrondissement d'Albertville (Savoie)
Annecy	Arrondissement d'Annecy (Haute-Savoie)
Bonneville	Arrondissement de Bonneville (Haute-Savoie)
Chambéry	Arrondissement de Chambéry (Savoie)
Thonon	Arrondissement de Thonon-les-Bains (Haute-Savoie)

Chaque demande peut avoir un rapporteur désigné (membre chargé de rédiger un rapport). Le vote suit le même processus que pour l'adhésion (ouvert → clôturé).

Rubrique expert (nomenclature CAA)

Même module de recherche que pour l’adhésion : jusqu’à 8 rubriques, code sans zéro initial (ex. C.2.1) ou plusieurs mots de l’intitulé, puis choix dans la liste (« + Ajouter une rubrique »). Les termes recherchés sont surlignés en jaune.

Comme pour l’adhésion, les profils admin, bureau et administratif peuvent supprimer un vote ou une demande entière depuis le détail.

⚙Administration des utilisateurs

Accessible uniquement aux Administrateurs via le lien « Admin » dans l'en-tête.

Chaque compte a un seul profil (liste déroulante, sans cases à cocher) :

Profil	Droits inclus
Administrateur	Tous les droits (utilisateurs, mails, actus, votes, clôture).
Membre du bureau	Tous les mails, récap 18 h, votes, actus, validation brouillons actus.
Administratif	Comme le bureau (mails, actus) ; pas de vote ; peut clôturer.
Membre du CA	Votes ; actus en brouillon intranet ; tickets mail assignés.

Créer un compte — Invitation par e-mail

1
Cliquer sur « + Nouvel utilisateur » Depuis la page Admin.
2
Remplir les informations Nom, prénom, e-mail et profil (Administrateur, Bureau, Administratif ou CA).
3
Invitation automatique Laissez le champ « Mot de passe » vide : un e-mail d'invitation est envoyé automatiquement avec un lien « Définir mon mot de passe ».

Si l'e-mail n'a pas été reçu, cliquez sur Renvoyer l'invitation depuis la liste des utilisateurs. Les liens d'invitation sont valables 14 jours (par défaut).

🔧Configuration serveur (.env)

Réservé aux administrateurs système. Le fichier .env sur le serveur (NAS) contient tous les paramètres. Toute modification nécessite un redémarrage de l'application.

Variable	Description
`IMAP_HOST / PORT / USER / PASS`	Paramètres de connexion IMAP (réception des e-mails)
`SMTP_HOST / PORT / USER / PASS`	Paramètres de connexion SMTP (envoi des e-mails)
`JWT_SECRET`	Clé secrète pour les sessions utilisateurs (à changer en production)
`PORT`	Port HTTP de l'intranet (défaut : 7473)
`DB_PATH`	Chemin de la base de données SQLite
`WORDPRESS_URL`	URL du site WordPress (ex. https://experts-des-savoie.org)
`WORDPRESS_API_USER`	Identifiant de connexion WordPress (ex. secretariat)
`WORDPRESS_APPLICATION_PASSWORD`	Mot de passe d'application WordPress (généré dans le profil WP)

Mot de passe d'application WordPress : à générer dans Administration WP → Utilisateurs → Votre profil → Mots de passe d'application. Les espaces dans le mot de passe sont automatiquement gérés par l'intranet.

❓Problèmes courants

Les e-mails n'arrivent pas dans l'intranet

Vérifiez que le serveur (NAS) est bien démarré.
Cliquez sur ✉ Vérifier les e-mails pour forcer une synchronisation.
Cliquez sur 🔍 Diagnostic pour voir les messages présents sur le serveur IMAP mais absents de la base.
Vérifiez IMAP_USER et IMAP_PASS dans le fichier .env du serveur.

Erreur lors de la publication WordPress

Cliquez sur Vérifier la connexion WordPress pour voir quel compte est utilisé.
Vérifiez que WORDPRESS_APPLICATION_PASSWORD dans .env correspond au mot de passe d'application visible dans le profil WordPress de l'utilisateur WORDPRESS_API_USER.
Le compte WordPress doit avoir le rôle Éditeur ou supérieur.
Redémarrez le serveur après toute modification du .env.

Impossible de se connecter (identifiants incorrects)

Vérifiez votre adresse e-mail (pas d'espace parasite, respect de la casse).
Si c'est votre première connexion, vous devez d'abord définir votre mot de passe via le lien d'invitation.
La session expire après 8 heures — reconnectez-vous.
Demandez à l'administrateur de renvoyer une invitation si nécessaire.

Le lien d'invitation est expiré

Les liens d'invitation sont valables 14 jours (par défaut). Demandez à l'administrateur de cliquer sur « Renvoyer l'invitation » dans Admin.

L'intranet est lent ou inaccessible

Vérifiez que le NAS est allumé et connecté au réseau.
Vérifiez le bon port dans l'URL (ex. :7473).
Essayez de rafraîchir la page (F5 ou Ctrl+R).

Comment savoir qui est membre du CA ?

Les membres CA sont ceux dont le flag CA est coché dans Admin. Ils votent sur adhésion et TJ, sauf le profil administratif (pas de vote, mais peut clôturer).

Je ne vois pas tous les mails dans le Kanban

Seuls le bureau, le profil administratif et les administrateurs voient tous les tickets. Les autres membres ne voient que les tickets assignés à eux. Demandez une assignation ou un changement de profil à l’administrateur.

Je ne peux pas publier une actu directement

Si vous êtes membre du CA sans être du bureau, vous devez enregistrer un brouillon sur l’intranet : un membre du bureau le publiera après relecture. Les brouillons ne sont plus gérés dans WordPress.

Comment supprimer un ticket / e-mail ?

Ouvrez le ticket, puis Supprimer du serveur (bureau, administratif ou admin). Le ticket est retiré de l'intranet et de la boîte IMAP. Action irréversible.

Guide d'utilisation — Intranet CEJC